脱紙、脱はんこ、脱エクセル、脱キャッシュ－総務業務デジタルトランスフォーメーション－
『テレワーク実施の必要性』や『多様な働き方への対応』が必要とされる時代となり、業務効率化に取り組む企業が増えてきています。当社がご提供する総務業務デジタルトランスフォーメーション『SOUMU-DX』は、特にペーパーレスによる効率化が期待できる『給与明細書発行業務』『経費精算業務』『就業管理業務』について、独自のサービスメニューをプラスしてご提供するサービスです。お客様の職場環境にあわせて最適なサービスをご提案します。
まずは、お気軽にご相談ください。
当社は ３つの業務で同時導入に踏み切りました！
自社導入で得たノウハウで、マスタ登録・導入支援など、きめ細やかなサービスを実現致します。
「SOUMU-DX」とは？
『SOUMU-DX』は、当社が自社導入で得たノウハウと、これまでのシステム導入の実績をもとに、当社独自のサービスメニューをプラスしてご提供する総務業務デジタルトランスフォーメーションです。
代表的なサービスメニュー
- 初期セットアップ
- マスタ登録代行
- 承認フロー認定代行
- 各種システムへの連携設定代行（→の部分）※別途お見積りが必要です。
WEB給与明細＋年末調整WEB申告オプション
紙で配布されている給与明細書を、パソコンやスマートフォンから閲覧できるクラウドサービスです。
シンプルで、誰にでも使いやすいインターフェースが特徴です。
【 WEB給与明細導入による当社総務の導入効果 】
【 年末調整WEB申告導入による当社総務の導入効果 】
以前は、人数を動員しても１週間でおわらない作業（約１１１時間）でした。
しかし、システム導入後は、２人で３日の作業（約２４.５時間）にまで軽減されました。
（上記は運用1年目の作業時間のため、２年目以降はさらなる効率化が見込まれます）
経費精算＋社内承認フロー
交通費、出張旅費、交際費などの、経費に関わる全ての処理を一元管理するクラウドサービスです。
「利用者が申請→上司が承認→経理担当者が精算・支払い処理」という一連のフローをすべてシステム化することで、手間を削減し、業務効率を向上させます。
【 システム導入による当社の導入効果 】
- 申請書作成のための出社がなくなった。
- 領収書などの証憑を総務に送る必要がなくなった。
- 紙回覧がなくなり、どこで滞留しているかわかるようになった。
- スマホからでも申請できるため、テレワークや出張中でも使える。
- 押印のための出社がなくなった。
- 代理承認機能を使うことにより、 承認者不在によるワークフローの滞留を防ぐことができる。
- 必須項目が入力されていない等の不備はシステムで防げる。
- スマホからでも承認できるため、テレワークや出張中でも使える。
- 電子帳簿保存法改正に対応できた。
- 紙の保管が不要になった。
- 会計監査時にも、領収書などの証憑をデータで検索できる。
- 自分で仕訳を入力する必要がなくなる。
- システム導入に合わせ、現金精算を廃止した。これにより、現金払い出し、毎日の現金残高確認の手間が削減された。
就業管理＋各種申請・承認オプション
就業時間等の自動計算や給与ソフトに連動するデータを作成し、２０１９年４月の労基法改定対応をはじめ、あらゆるニーズにきめ細かくこたえる機能を多く搭載したクラウドサービスです。
各種申請・承認オプションをつけることで、専用の打刻機だけでなく、パソコンやスマートフォンからでも出勤や退勤の打刻ができます。
有休などの各種申請・承認を行うこともできます。
ニーズに応じてサービスメニューを選択できるインターフェースが特徴です。
【システム導入による当社の導入効果 】
| 出退勤打刻 | 従業員は、PCでのWEB打刻に統一した。 |
|---|---|
| 残業申請・報告 振休管理 |
メールや口頭等、各部独自で行っていたが、システムのワークフローを活用し、運用ルールを統一できた。（予定／実績も管理できるようになった） |
| 休暇申請・有給管理 | システムのワークフローを活用。 紙の運用をなくし、残日数も正確に把握できるようになった。 |
| 給与連携（残業計算） | 紙で申請された残業をエクセルで集計し給与システムに取り込んでいたが、就業管理システムから残業実績データを出力し、給与システムで取込むことができるようになった。 |
| 資料作成 | 就業管理システムから出力される帳票を活用し、有給休暇取得管理簿が作成できるようになった。法制度への適用にも繋がった。 |
当社総務部の現場の声
Q．導入するきっかけとなった背景や課題を教えてください。
きっかけはコロナ！
コロナ以前から、社内で電子化への要望が少しずつあがっていました。コロナが流行りはじめ、従業員がテレワークをするようになったことから、出社せずに申請ができるようなシステム導入に向けて本格的に動き始めました。
総務としては、紙の運用による「管理の手間」や「保管スペース」が課題に！
紙運用は、保管のファイリング作業にも破棄のシュレッダ－作業にも手間がかかります。保管する紙は非常に多いため、事務所とは離れた場所に保管スペースを設けなければならないものでした。税務調査や監査の際は、その中から手作業で伝票を探していたためとても苦労していました。
自社開発のシステムは、メンテナンスが課題に！
システム導入前、就業管理は自社開発のシステムを使用していました。打刻はシステムで、残業や有休申請などは紙でと、紙運用からの脱却ができずにいました。自社システムということでメンテナンスや法改正対応の課題も年々負担になっていました。
Q．導入時に気を付けたこと、大変だったこと、時間がかかったことを教えてください。
経費精算システムと会計システムへの連携に時間を掛けました。
経費精算システムを会計システムに取込むデータはカスタマイズができます。自社の会計ルールに従い細かく設定することで運用時に手間のかからないカタチを目指しました。どのように設定すれば最適なのか試行錯誤に時間を使いました。
ワークフローを最大限に活用！
経費精算とは別に、稟議書や社内の各種申請書（48種類）を電子化しました。
画面設定や承認ルート設定に時間がかかりましたが、運用がはじまると一元管理でき業務効率は格段に上がりました。
ワークフローの承認ルート設定は、以前のルートにこだわりしっかり処理！
システム化により承認ルートを簡易化することもできましたが、導入前と同じルートで処理をしています。
ルートが何パターンもあり設定に時間がかかりましたが、必要な人にしっかり回覧ができています。
Q．導入後、経理や総務部門の効果はありましたか？
経費精算システムの導入が最も業務効率向上に繋がりました！
経費精算システムの導入にあわせて現金による経費の払い出しをやめました。毎日の現金残高確認がなくなり、現金の取扱いが非常に楽になりました。残高が合わないという問題もなくなり助かっています。
紙の経費精算では、エクセルにまとめ、ファームバンキング（FB）に１件１件手入力していた振込作業も、今ではシステムから出力したデータを取込むという流れに変わり、非常に効率的になりました。以前は月次締め処理が遅れてしまうこともありましたが、現在はスケジュール通りに作業が完了しています。
交通費において、新幹線や電車・バスなどの運賃が正しいかチェックする作業が不要になりました。システムと乗換案内が連携しているので、ルートを選択すれば料金が自動入力されます。手入力の精算をメインに気を付けて確認していくことで、作業時間が大幅に削減しました。
当社総務部門としては、経費精算システムの導入が最も業務効率向上に繋がっています。総務部門のテレワークが進みました。
Q．３つの業務で同時導入を経験して感じたことはありますか？
WEB給与明細を７月、経費精算システムを１０月、就業管理システムを翌年１月に、各々運用開始しました。
使いやすさを重視したシステム選定や業務運用の検討をしたおかげで、稼働後の混乱はありませんでした。
給与明細や就業管理といった従業員全員が使うものを電子化することで、効果は見えやすくなると感じています。
総務部門としては、『SOUMU-DX』を導入したことにより残業時間が減り、年間目標である人件費削減を達成させることができました。
Q． SOUMU-DXは、どのような企業におすすめですか？
- 紙運用から脱却できずにいる企業
- 自社開発のシステム・エクセル・アクセスをつかっている企業
- 支店・支社がある企業
- 社外で作業する従業員がいる企業
- テレワークを実施している・したい企業
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株式会社 YCC情報システム 産業営業部
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